יום פתוח למנהלי משאבי אנוש והדרכה

מקיימים ישיבה רבת משתתפים? לא טוב!

קבלת החלטות הינה מרכיב מרכזי בתהליכי ניהול. יש הרואים ביכולת קבלת ההחלטות את המיומנות הבסיסית הנדרשת מן המנהל. אבל מה זאת אומרת קבלת החלטות? יש לזכור כי מטרת התהליך היא בסופו של דבר להוביל לכדי ביצוע, ולא סתם ביצוע, אלא ביצוע נכון ומדוייק בשטח. אבל אפילו לפני כל זה, כאשר מדובר בהחלטה חשובה, יש להחליט קודם, על כיצד להחליט.

את מי משתפים בהחלטה? תפוצת נאט"ו? – לא יעיל! יש תמיד להביא בחשבון את הגורמים הבאים:

1. נפח התקשורת - כאשר אנו מקיימים ישיבות רבות משתתפים, נפח התקשורת הינו מטבעו, קטן ומוגבל, מה שמוביל לדיוני סרק ללא עומק מתאים שלא מובילים אותנו לתוצאה הרצויה לנו. לכן, אם לא הבאנו את ההחלטה לכדי ביצוע, כנראה שלא עשינו את ההחלטה הנכונה.

2. תהליכי הדינמיקה הקבוצתית – יותר משתתפים דוחקים הצידה משתתפים בעלי "מעמד נמוך יותר", כך קורה שרוב המשאבים מופנים לתפיסת אותו נתח תקשורת של המשתתפים "הדברנים" ולא לדיון לשמו התכנסתם.

אם כך, את מי עליכם לשתף?

1. את מי שבידו מידע חיוני החשוב לקבלת ההחלטה

2. את מי שהינו בעל מקצוע היכול לסייע בניתוח ההחלטה

3. את מבצע ההחלטה, היות ואנו מעוניינים לרתום אותו לתהליך באמצעות יצירת תחושת מעורבות ומחוייבות

4. את זה שעלול להכשיל את ההחלטה – אותן פונקציות לא ישירות שעלולות לטרפד את ההחלטה. לדוגמא: סמנכ"ל כספים שלא יקצה משאבים לביצוע היות ולא היה מעורב בתהליך קבלת ההחלטות.

באיזה סגנון להחליט? ובכן יש כמה סגנונות וכולם מתאימים בסיטואציות שונות.

1. הסגנון האוטוקרטי - החלטה המתקבלת על ידי בן אדם אחד מבלי לשתף את האחר. מתי זה טוב? שבידי מקבל ההחלטה יש את כל הידע והרקע המקצועי לביצוע ההחלטה.

2. הסגנון ההתייעצותי - מקיימים דיון פתוח, אך ההחלטה עדיין בידו של אדם אחד. מתי זה טוב? כאשר חיוני שמבצע ההחלטה ירגיש שותף מעורב ומחוייב לעשייה הארגונית.

3. הסגנון הצוותי – דיון צוותי כאשר ההחלטה היא בידי מנהל הדיון, זאת לאור הצבעה או הגעה לקונצנזוס. מתי זה טוב? כאשר ההחלטה נוגעת לשותפים רבים לעשייה המעוניינים להגיע להחלטות קשות הנוגעות בקצוות הארגון.

4. סגנון האצלת הסמכויות – מינוי וועדה או צוות שמתפקידו לקבל את ההחלטה לאור נתונים מסויימים ותחת הגבלות מסויימות. מתי זה טוב? כשמדובר בתהליכים עמוקים הנפרשים לאורך זמן רב ודורשים להפנות קשב רב לתהליך. לדוגמא: ניתוח פנים ארגוני.

להלן כמה כללי אצבע אפשריים לניהול תהליך קבלת החלטות יעיל:

1. קיימו את הדיון כאשר מספר המשתתפים האופטימלי נע בין 5-7 משתתפים.

2. המנעו ככל האפשר מכניסה לתהליך קבלת החלטות בלחץ זמן, שכן זה גורר בהכרח עומס מידע ותהליך קבלת החלטות מרוכז.

3. יש לקבוע מועד סופי אליו חייבת להתקבל החלטה מתוך שיקולי אפקטיביות, יש לקבוע מועד דינמי ומתחשב בנסיבות. – היו הגיוניים!

4. עומדים בפני החלטות מורכבות? הקימו צוותי החלטה.

5. במצב של עומס מידע, יש להעדיף מידע על השתנות במצב ומידע סותר הנחות קיימות על פני מידע התומך בתפיסות קיימות.

בהצלחה.

__________________________________________________________________

מתוך להחליט כיצד להחליט – ניהול תהליכי קבלת החלטות. ד"ר דן זכאי.